La dématérialisation du bulletin de paie a le vent en poupe. C'est ce que l'on peut constater au détour des allées du Salon Solutions RH qui se déroule jusqu'à ce soir Porte de Versailles à Paris. De nombreux prestataires proposent aux employeurs de ne plus gérer eux-même la distribution et l'archivage des bulletins de paie. Ils entendent surfer sur la loi sur la simplification du droit du 12 mai 2009 qui permet à l'employeur de remettre au salarié son bulletin de paie de manière dématérialisée.
Hier, ADP-GSI et La Poste ont annoncé par exemple la mise en place d'un partenariat pour la gestion et l'envoi des bulletins de paie électronique.

Logiciels en mode Saas

L'ensemble des prestataires proposent des applications directement accessibles par Internet. " L'entreprise n'a pas à acquérir de licence ou de matériel, précise Xavier Lainé, directeur associé de Primobox. Elle accède à une plate-forme via une interface personnalisée et sécurisée ". La mise en place de la dématérialisation est donc rapide et son coût est souvent nul si l'entreprise ne souhaite pas de personnalisation particulière. Novapost insiste sur la simplicité de la mise en place et d'utilisation, " il suffit d'un clic sur Internet pour déposer son fichier de paie ".

Archivage des bulletins de paie de l'entreprise

Pour l'entreprise, les bulletins sont automatiquement archivés dans un coffre-fort électronique. E-coffrefort, Microlist comme Efolia proposent un coffre-fort intégré à leur application pour l'archivage des bulletins de l'entreprise. Chez Novapost et Primobox, les coffres-forts des salariés comme de l'employeur sont hébergés chez CDC Arkhinéo, une filiale de la Caisse des dépôts et consignation.

Un coffre-fort électronique pour les salariés

Dans le même temps, les salariés ayant opté pour le bulletin de paie électronique reçoivent leur bulletin dans leur propre coffre-fort électronique. Il sont avertis par mail de sa mise à disposition. Pour garantir l'intégrité des données et prouver que les documents n'ont pas été modifiés, une signature électronique et un horodatage sont joints aux envois.
Microlist n'héberge pas les coffres-forts des salariés. Jean Louis Mistral, son directeur, estime que " la mise en place d'un coffre-fort personnel pour les salariés n'est pas indispensable puisqu'il existe un espace confidentiel de stockage proposé gratuitement par le site mon.service-public.fr ".
Les salariés qui quittent l'entreprise conservent leur coffre-fort gratuitement, sans limitation de durée. Novapost propose un transfert dans l'espace de stockage sur www.service-public.fr.

Salariés souhaitant conserver leur bulletin papier

Le bulletin de paie électronique ne faisant pas encore l'unanimité, les prestataires ont été contraints de trouver une solution pour les salariés n'ayant pas choisi cette option. Ils proposent de prendre en charge ou de sous-traiter l'impression, la mise sous pli, l'affranchissement et l'envoi des bulletins de paie pour ces salariés.

Coût de la dématérialisation

Le coût dépend du nombre de coffre-forts créés pour les salariés et éventuellement du nombre de bulletins émis (coût inférieur à 0,50 € par bulletin). La dématérialisation permet de réduire les coûts liés à l'impression et l'envoi des bulletins papiers.

Dématérialisation d'autres documents RH

En plus de la dématérialisation des bulletins de paie, les prestataires proposent la dématérialisation de toute autre document RH comme les fiches de poste, les livrets de formations, convention collective... Efolia propose même à ses clients le contrat de travail électronique dans lequel employeur et salarié signent électroniquement le document.